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客戶稽核驗廠流程,老板,業(yè)務收藏必看

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點擊次數(shù):2356 更新時間:2021年11月08日15:47:17 打印此頁 關閉

本文適合人群:采購,工廠老板,業(yè)務


無論你是采購還是業(yè)務,無論你是老板還是員工,在企業(yè)的經(jīng)營管理活動中,都應當會去驗廠或者接收別人的檢驗。那么驗廠的目地為何?驗廠的流程經(jīng)及如何驗廠才能達到驗廠的目地?有那些常見的陷井會誤導我們對驗廠結果的判定。



驗廠的目的為何?


其一買家希望通過驗廠對供應商作進一步了解,獲得生產(chǎn)規(guī)模、管理水平、技術水平和勞資關系等方面的具體信息,并將這些信息比對其供應商標準作綜合評估,再根據(jù)評估結果進行取舍,驗廠報告為買家判斷該供應商是否可以長期合作提供了依據(jù)。



其二驗廠還可以幫助買家維護良好的聲譽和發(fā)展的可持續(xù)性。經(jīng)??梢钥吹絿獾囊恍┟襟w曝光某著名品牌使用童工、監(jiān)獄工或者嚴重剝削勞力的事情,(比如蘋果公司在華的血汗加工廠)結果是這些品牌不僅遭受巨額罰款,還有來自消費者的聯(lián)合抵制。



現(xiàn)如今,驗廠不僅僅是采購企業(yè)自身的需要,也是迫于歐美法令的必要舉措。



當然,這些解釋都有些太書面化了,其實我們現(xiàn)階斷絕大多數(shù)人去驗廠的目的更簡單,首先就是看這個工廠存不存在;其次看這個工廠的實際情況是不是跟宣傳資料和業(yè)務人員嘴上說的那么好。


驗廠的流程經(jīng)及如何驗廠才能達到驗廠的目地?


1、采購人員與供應商的溝通



就驗廠的時間,人員組成,以及驗廠過程中那些需要廠方配合的事情提前說明。有些正規(guī)的大家,在驗廠之前,就需要廠方提借供他們的基本的資料,比如營業(yè)執(zhí)照,稅務登記,開戶銀行等等,有的還需要填寫一份采購方提供的詳細的書面審核報告。



比如我之前在臺資廠上班sony來我司驗廠,在驗廠之前,就發(fā)了一份他們的驗廠審查報告,里面內(nèi)容非常詳細,細小項目有數(shù)百項之多,公司的生產(chǎn),營銷,工程,品質,倉儲,人事等等環(huán)節(jié)都有相應的審查項目。


2、驗廠首次見面會



雙方人員的簡單介紹。安排好陪同人員,驗廠的時間安排。這跟ISO審查的套路一樣


3、文件體系的審查



公司的文件體系是否齊全。比如公司有采購部,有沒有就采購活動形成一份文件。比如公司有設計開發(fā),那么有沒有文件體系對設計開發(fā)活動形成程序文件。如果重要文件沒有就是屬于重大缺失。


4、現(xiàn)場審查



主要是去現(xiàn)場看,比如車間,倉庫的5S,消防設施,危險品標識,物料標識,平面圖等等。比如機器保養(yǎng)表,有沒有如實填寫。有無人簽名等。


5、工人訪談,管理人員訪談



工人面談的對象選擇可以是公司花名冊中隨機抽取,也可以是有傾向地抽取,如刻意挑選16~18歲的未成年工,又或者是被審計員在現(xiàn)場檢查時記錄下工號的那些工人。面談的內(nèi)容基本都和工資工時、工作環(huán)境、****相關。為了保護工人的權益,面談的過程對廠方嚴格保密,既不允許廠方管理人員在場,也不允許其在面談室附近區(qū)域逗留。如果在驗廠中仍有些問題不明白的,可以跟公司的管理人員再次溝通,了解更深的情況。

   

6、總結會議



驗廠過程中看到的優(yōu)點和不符點加以總結。這個總結會以書面的形式當場給工廠確認并簽章。不符合事項需要如何改變,何時改進,誰來完成等資料在一定時間內(nèi)傳給驗廠方確認。不排除第二次,三次驗廠的可能。




客戶驗廠的流程跟ISo來廠審查基本差不多,但有一點不同的事。ISO來驗廠是收取公司的費用的,是幫助公司發(fā)現(xiàn)缺點改進缺點最終符合要求的。而客戶來驗廠,主要是看公司符不符合他們的要求,你是否有資格成為他們的合格供應商,他不收取你的費用,所以比ISO審查更嚴一些。流程是這樣,那么客戶的驗廠人員如何驗才能看到企業(yè)的真實面呢?個人實戰(zhàn)經(jīng)驗總結如下:


1、文件皆浮云

基本上不用去看太多的程序文件,程序文件這玩藝太容易了,能通過ISO的廠,這方面基本沒問題。作為審核方記得少看文件多看記錄??此麄冇袥]有安文件執(zhí)行。


2、單一的記錄沒有任何意義


要安一條線索審查。比如你問采購部有沒有合格供應商名冊?比如你問計劃部有沒有生產(chǎn)計劃表,比如你問業(yè)務部有沒有訂單評審?比如你問品質部有沒有來料檢驗?讓他們?nèi)フ疫@些單獨的資料是一定可以提供的,如果這樣也提供不了,這樣的廠就不用審了。



那應該怎么審呢?很簡單,比如隨機抽一張客戶的訂單,要業(yè)務部提供這張訂單的評審報告,要計劃部提供這張訂單對應的物料需求計劃表,要采購部提供與這張訂單對應的采購單,要采購部提供這些采購單上面的廠商是否在合格供應商名冊內(nèi),讓品質部提供這些物料的進料檢驗報告,讓工程部提供對應的SOP,要生產(chǎn)部提供對應生產(chǎn)計劃的生產(chǎn)日報表等等。



如果這樣一路查一下發(fā)現(xiàn)不了問題,說明這樣的廠還是蠻可靠的。

   

3、現(xiàn)場審查作為重點,重中之重有沒有先進的生產(chǎn)設備檢驗設備


文件可以弄幾個人寫得漂漂亮亮,但現(xiàn)場就不是那么容易作假。特別是一些死角。比如廁所,比如樓梯,比如機器設備上的型號產(chǎn)地等。突擊檢查的效果更佳。


4、工人訪談,管理人員訪談



跟管理人員可以訪談從他們的回答中找答案。跟員工訪談更重要在聽,而不是問。審查人不要廠方的人陪,去員工餐廳選地方跟員工一起吃餐飯隨便聊聊比你問一天更有效果。


有那些常見的陷井會誤導我們對驗廠結果的判定。


1、注冊資金。


很多朋友都以為注冊資金多就表示這工廠有實力。實際并不然,有沒有100w或者1000w在中國都可以注冊一家注冊資本為100w或者1000w的公司,現(xiàn)在工商注冊實行認繳制。他根本不需要先拿出100w或1000w去注冊。


2、第三方評審的結果,比如ISO審查,QS審查。


現(xiàn)在在中國要拿到ISO證書太容易了,發(fā)過1-2w就能買一張。所以說實在的,我實在不敢茍同那張廉價的iso證書。不過這里面也有個小技巧,越是大廠的iso證書越有點用,因為iso審核方也不想砸自己的招牌,越是有知名度的廠他們的審核越嚴,越是沒啥名氣的廠他們基本上可以賣iso證書。


3、完美的文件體系。


文件寫得太好,而執(zhí)行太爛。甚至文件跟實際的操作根本就是二回事。有些廠為了應付審查,有專人做iso文件的,而這些天天呆在辦公室寫文件的人對公司的實際運作了解多少,誰也不清楚。



一起了解下歐美企業(yè)的驗廠分類與方法



歐美企業(yè)的驗廠,通常按照一定的標準,企業(yè)自身或授權有資質的第三方審核機構對供應商進行審核評估。不同的企業(yè),不同項目的審核標準也是有很大的區(qū)別,所以驗廠并非是通用行為,而是根據(jù)情況不同采用的標準范圍不同。就好像樂高積木,搭建出的不同的驗廠組合標準。這些組成部分一般可分為:人權驗廠、反恐驗廠、品質驗廠、環(huán)境健康安全驗廠四大類


第一類,人權驗廠

官方稱為社會責任審核、社會責任稽核、社會責任工廠評估等等。其又分為企業(yè)社會責任標準認證(如SA8000、ICTI、BSCI、WRAP、SMETA認證等)和客戶方標準審核(又稱COC驗廠如:WAL-MART,DISNEY,Carrefour驗廠等) 。這種“驗廠”主要通過兩種方式推行。



1、企業(yè)社會責任標準認證

企業(yè)社會責任標準認證是指企業(yè)社會責任體系制定方授權一些中立的第三方機構對申請通過某種標準的企業(yè)是否能達到所規(guī)定的標準進行審查的活動。是采購商要求中國企業(yè)通過某些國際、地區(qū)或行業(yè)的“社會責任”標準認證,獲得資格證書,以此作為采購或下達訂單的依據(jù)。這類標準主要有SA8000、ICTI、EICC、WRAP、BSCI、ICS、SMETA等



2、客戶方標準審核(Code of Conduct)

是跨國公司在采購產(chǎn)品或下達生產(chǎn)訂單之前,對中國企業(yè)按照跨國公司制定的社會責任標準也就是通常所說的企業(yè)行為守則對企業(yè)社會責任,主要是勞工標準的執(zhí)行情況進行直接審查。一般來說大中型跨國公司都有自己的企業(yè)行為守則,如沃爾瑪、迪斯尼、耐克、家樂福、BROWNSHOE、PAYLESSS HOESOURCE、VIEWPOINT、Macy’s等歐美國家的服裝、制鞋、日用品、零售業(yè)等集團公司。這種方式稱 為第二方認證。

兩種認證的內(nèi)容都是以國際勞工標準為依據(jù),要求供貨商在勞工標準和工人生活條件等方面承擔規(guī)定義務。比較而言,第二方認證出現(xiàn)時間較早,覆蓋范圍和影響面大,而第三方認證的標準和審查更加全面。


第二類,反恐驗廠

2001年美國911事件之后才出現(xiàn)的,應對恐怖活動的措施之一。反恐分驗廠C-TPAT和認證GSV兩種形式。目前客戶接受較為廣泛的是ITS頒發(fā)的GSV證書。



1、C-TPAT反恐

海關-商貿(mào)反恐聯(lián)盟(Customs-Trade Partnership Against Terrorism,簡稱C-TPAT),旨在與相關業(yè)界合作建立供應鏈安全管理系統(tǒng),以確保供應鏈從起點到終點的運輸安全、安全信息及貨況的流通,從而阻止恐怖分子的滲入。 



2、GSV反恐

全球安全驗證(Global Security Verification,簡稱GSV),是一項國際領先的商業(yè)服務體系,為全球供應鏈安全策略的開發(fā)和實施提供支持,涉及到工廠的保安、倉庫、包裝、裝貨和出貨等環(huán)節(jié)。GSV體系的使命是與全球的供應商和進口商合作,促進全球安全認證體系的開發(fā),幫助所有成員加強安全保障和風險控制、提升供應鏈效率,并降低成本。C-TPAT/GSV特別適用于出口到美國市場所有行業(yè)的生產(chǎn)商和供應商,可以由快速通道進入美國,減少海關檢驗環(huán)節(jié);最大程度保障產(chǎn)品從生產(chǎn)開始直到到達目的地過程中的安全,減少損失,贏得更多美國商家。


第三類,品質驗廠

又稱質量驗廠或生產(chǎn)能力評估,是指以某采購商的品質標準對工廠進行審核。其標準往往不是“通用標準”這一點區(qū)別于ISO9001體系認證。品質驗廠相對社會責任驗廠和反恐驗廠,出現(xiàn)的頻率并不高。且審核難度也小于社會責任驗廠。以沃爾瑪?shù)腇CCA為例說明。



沃爾瑪(Wal-mart)新推行的FCCA驗廠全稱為:Factory Capability & Capacity Assessment,即工廠產(chǎn)量及能力評估,其目的是審核工廠的產(chǎn)量及生成能力是否符合沃爾瑪?shù)漠a(chǎn)能和質量要求,其主要內(nèi)容包括以下幾個方面:

1、Factory Facilities and Environment工廠設施和環(huán)境

2、Machine Calibration and Maintenance機器校準和維護

3、Quality Management System質量管理體系

4、Incoming Materials Control來料控制

5、Process and Production Control過程和生產(chǎn)控制

6、In-House Lab-Testing內(nèi)部實驗室測試

7、Final inspection最終檢驗


第四類,環(huán)境健康安全驗廠

環(huán)保、健康與安全,英文簡稱EHS。隨著全社會對環(huán)境健康安全問題的愈加關注,EHS管理已經(jīng)從企業(yè)管理的純粹輔助工作,變成了企業(yè)永續(xù)經(jīng)營的不可或缺的組成部分。目前要求進行EHS審核的公司有:通用電氣、環(huán)球影業(yè)、耐克等。

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